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印章、证件管理制度

点击量:   时间:2023-06-30 09:41

印章、证件管理制度

第一章  总则

第一条  杭州市富阳区灵桥镇灵桥蓝天社会组织服务中心(以下简称中心)印章是中心对内、对外行使权力的标志,也是中心名称的法律体现,因此,为加强中心印章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护中心利益,从而使中心印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化,现结合中心实际情况,特制定本制度。

第二章  中心印章的种类及用途

第二条  中心印章的种类有:

(一)中心印章

是按照政府规定,由主管部门批准刻制的代表中心权力的印章。

(二)专用章

为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章,如:合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。

(三)法人代表人名章

是以中心法人代表名字刻制的用于公务的印章。

第三条  各类印章应在本条款规定范围内使用:

(一)主要用于对外签订的需确定中心权利、义务的有关文件;对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件;对外重要函件;授权委托书(授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章)、其它需以中心名义证明其权威作用的文件。 

(二)合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件。 

(三)法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖中心法人名章的文件资料。

(四)业务专用章是指各部门业务的专用章。

第三章  中心印章刻制和启用

第四条  中心印章刻制统一由办公室负责。

第五条  公章、合同专用章的刻制由办公室提出申请,主任批准;部门业务专用章由用章部门提出申请,办公室审核后,报请主任批准。

第六条  中心各类印章的刻制均需填写《刻制印章申请表》,结合中心实际拟出印章模式,经主任批准后,指定专人凭登记管理部门核发的登记证书,到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后,按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章中心刻制。

第七条  新印章的启用。新印章刻制完成后由中心指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后,使用部门填写《中心印章交接单》,到办公室主任处办理印章领用手续,办公室主任留存印模标样、登记备案。

第八条  印章的启用必须有中心主任亲自签发的印章启用通知。该通知由办公室下发,注明印模,启用日期及使用范围。

第四章  中心印章的保管、交接和停用

第九条  中心各类印章必须指定专人负责保管

(一)公章、合同章、财务专用章的保管

财务部负责保管公章、合同章及财务专用章。向银行备案的印章,应由财务总监、会计人员分别保管。

(二)各部门业务印章的保管

各部门业务印章由各部门指定专人专柜保管,并将保管中心印章人员名单报办公室主任处备案。

(三)法人代表人名章

法人代表人名章由法人代表本人授权中心财务部管理。

(四)印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。

(五)严禁员工私自将中心印章带出中心使用。若因工作需要,确需将中心印章带出使用,需提交申请报告,由该部门直属副主任同意并签署意见后,呈报主任批准,并报财务部确认后方可带出。中心印章外出期间,借用人只可将中心印章用于申请事由,并对中心印章的使用后果承担一切责任。

(六)中心印章保管人因事离岗时,须由上级领导指定人员暂时代管,以免贻误工作。

第十条  中心印章保管必须安全可靠,须加锁保存,中心印章不可私自委托他人保管。

第十一条  中心印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

第十二条  中心印章移交须办理手续,填写《中心印章移交单》,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十三条  有下列情况,中心印章须停用

(一)中心撤销、更名或业务变动。

(二)中心印章使用损坏。

(三)中心印章遗失或被窃,在规定的媒体声明作废,如有必要,函告相关单位或个人。

第十四条  中心印章停用时须经主任批准,及时将停用中心印章送财务部,按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。

特殊需要留存的,经财务部向相关部门申请并公告,经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的,按本制度规定的印章制发程序和要求办理。

第十五条  印章毁损或无法正常使用时,按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章,保管部门将原印章交办公室登记按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告,销毁印章报告由办公室长期保存。

第五章  中心印章管理与使用

第十六条  中心的中心印章、合同章、财务专用章由财务部负责保管,并按照相应的管理流程审核用印。各部门业务专用章由各部门负责保管。

第十七条  所有需要加盖中心印章的文件资料用印时,必须由申请用印部门填写《用印申请表》,由主管副主任审核,主任签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时,必须留存一份原件。用印申请表的填写应遵循“一事一批”的原则,同一事项不重复审批。

第十八条  税务报表及为员工个人出具的有关证明文件用印时可以不予备案留存。其它所有用印文件必须备案留存一份。

第十九条  印章的授权使用

(一)为方便工作,中心领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。

(二)被授权人与印章管理人员填写《中心印章使用授权书》;按授权时间、范围使用印章,并在《用印申请表》中作好登记。

(三)被授权人必须在授权时间结束后把印章及《用印申请表》交回印章管理人员,并做好交接手续。

第二十条  中心印章管理人员用印注意事项:

(一)中心印章保管人应明确所保管中心印章的用途及使用权限,盖章前要了解文本内容,根据部门负责人和主管副主任指示意见使用印章,建立《用印申请表》。

(二)凡是超过2页以上(含)的文本必须加盖骑缝章。

(三)使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖。

(四)不得在空白页上加盖中心印章。

(五)中心的章程、合同、协议,所有涉及中心财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议,以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书,未经中心法人代表审签及未经中心法律顾问审查并提出《法律意见书》的,不得盖章。

(六)如主管上级出差等各项原因,无法在审批单上签字而又急需用印时,须由经办人当场通过电话向主管上级报告用印内容,征得同意后,由主管上级授权中心印章管理人员先予用印时,方可用印。同时,中心印章管理人员应将授权具体时间、内容备注于《用印申请表》上,并由经办双方签字确认,待主管上级返回时,补齐签字。

(七)中心员工因公需要携带中心印章外出办事时,必须注明“携中心印章外出公务”字样,由主管上级签批后,方可用印。

(八)中心用章申请表和用印留存的文件资料由中心印章管理人员于每月30日分类编目并归档。

第六章  责任与义务

第二十一条  印章管理人员对中心印章的使用必须严格把关,未经权限领导签批同意,坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失中心印章所造成的损失和责任,由印章保管人员承担全部经济和法律责任,必要时中心将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法

部门追究当事人的法律责任。 

第二十二条  印章保管人员为中心涉密人员,其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于中心经营、财务、客户信息等,违反该保密义务泄漏中心信息的,中心有权追究其责任。

第二十三条  中心员工若发现印章被伪造的情况,应及时向中心领导报告。

第七章  证件管理

第二十四条  证件是指企业营业执照、税务登记证、中心代码证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、中心统一为员工办理的健康证及结业证等)。

第二十五条  证件申办及年审:由办公室主任根据需要统一到有关部门办理。

第二十六条  证件管理:

(一)中心登记证书及相关证件由财务部统一管理,并上墙亮证经营。

(二)企业办理的所有个人证件由行政人资部统一管理。

(三)财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。

第二十七条  证件借用程序:

(一)各部门因工作急需借用中心相关证件原件,须出据书面申请,并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经主任同意后,到财务部办理借用登记手续。

(二)各部门因工作急需复印中心相关证件,按上款履行手续后,由财务部复印,并在复印件上注明其复印的用途再加盖中心行政印章。

(三)使用证件的部门和当事人,应妥善保管,不得遗失。如证证件遗失,应及时向财务部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第八章  附则

第二十八条  对于本管理制度所未规定的事项,由办公室依照其他管理制度执行,需要时可及时编制新的补充规定。

第二十九条  本管理制度由办公室负责解释,员工对本管理制度产生疑义时,由办公室出书面说明。

第三十条  办公室每年对本管理制度进行一次检讨和修正,确保本管理制度的适应性和有效性。

第三十一条  本管理制度自批准签发之日起生效实施。

 



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